Comunicação Administrativa e Interna

            Nos dias atuais, os gestores estão bastante cuidadosos com os processos de recrutamento e seleção de profissionais em suas organizações. Reconhecem que o diferencial competitivo não está restrito ao preço, qualidade do produto e conveniência  e entendem que as pessoas que fazem parte da empresa, o capital intelectual das organizações, é que dará uma percepção diferenciada da organização perante seus diversos públicos.

            Neste sentido, as organizações compreendem a importância de selecionar para compor suas equipes de trabalho pessoas motivadas, pois estas são capazes de realizar esforços extraordinários em função do alcance de metas pessoais e organizacionais.

Por outro lado, alguns gestores entendem que a motivação das equipes é resultado de uma série de fatores, entre eles, da habilidade de comunicação dos gestores na divulgação da missão, visão, valores, metas, etc.

Neste sentido, investem em programas de treinamento em habilidades de comunicação de seus líderes e gestores além de se esforçarem em estabelecer uma política e plano de comunicação interna e administrativa alinhada aos propósitos organizacionais.

            Por comunicação administrativa entende-se que é “aquela que se processa dentro da organização, no âmbito das funções administrativas; é a que permite viabilizar todo sistema organizacional, por meio de uma confluência de fluxos e redes” (KUNSCH, 2003, p. 152).

            É função inerente aos que ocupam cargos de gestão planejar, coordenar, dirigir e controlar o fluxo de informações que permitirão à organização sobreviver, progredir e manter-se no mercado gerando alta produtividade, baixo custo e o maior lucro ou resultado, por meio da aplicação de um conjunto de métodos e técnicas. Isso pressupõe um contínuo processo de comunicação para alcançar tais objetivos.  É a comunicação administrativa que faz convergir às ações de todos os processos transformando os recursos em produtos, serviços ou resultados. Segundo Charles Redfield, a comunicação administrativa se compõe de cinco elementos: “um comunicador (locutor, remetente, editor), que transmite (diz, expede, edita) mensagens (ordens, relatórios, sugestões) a um destinatário (público, respondente, audiência), a fim de influenciar o comportamento deste, conforme comprovará sua resposta (réplica, reação)” (1980, p. 6 apud KUNSCH, 2003, p. 153).

            A comunicação administrativa relaciona-se com os fluxos, os níveis e as redes formal e informal de comunicação, que permitem o funcionamento do sistema organizacional.

Por rede formal de comunicação, entende-se todo o aparato comunicacional utilizado oficialmente pela empresa e por ela legitimado. São os veículos de comunicação que representam a voz da organização. Enquanto que a rede informal de comunicação está associada aos conteúdos que circulam dentro da organização e entram na rede de comunicação não oficial existente (geralmente denominada de rádio peão ou rádio corredor) e que geralmente é transmitida com grande velocidade e tem alta aceitação entre os grupos de colaboradores.

            É comum os gestores quererem ‘acabar o mal pela raiz’ no que diz respeito aos “boatos”, as informações que circulam na rede informal adotando muitas vezes a postura de ir ‘à caça dos culpados’. Mas a experiência tem comprovado que é melhor que os gestores captem as informações que estão circulando nesta rede paralela e faça-o circular nos canais formais a posição oficial da empresa a respeito do determinado assunto. Pois, verifica-se que o conteúdo que se espalha rapidamente na rádio peão é de grande interesse dos colaboradores das organizações e por isso devem ser tratados oficialmente de modo que não venham a prejudicar a produtividade, motivação e resultados das equipes de trabalho por conta de informações equivocadas ou dadas descontextualizadas. Vale salientar que a comunicação administrativa não se confunde com a comunicação interna nem é substituída por ela.

            A comunicação interna seria “um setor planejado, com objetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus empregados, usando ferramentas da comunicação institucional e até da comunicação mercadológica” (KUNSCH, 2003, p. 154). Portanto, a comunicação interna ocorre paralelamente com a circulação normal da comunicação que perpassa todos os setores de organização, permitindo seu pleno funcionamento.

            A comunicação interna está alinhada a uma política de comunicação que valoriza o diálogo entre os gestores e colaboradores. É uma forma de compatibilizar os interesses de ambos através do estímulo ao diálogo, a troca de informações e de experiências e a participação de todos os níveis.

            De acordo com Kunsch é importante lembrar que

A qualidade da comunicação interna passa pela disposição da direção em abrir as informações; pela autenticidade, usando a verdade como princípio; pela rapidez e competência; pelo respeito às diferenças individuais; pela implantação de uma gestão participativa, capaz de propiciar oportunidade para mudanças culturais necessárias, pela utilização das novas tecnologias; pelo gerenciamento de pessoal técnico especializado, que realize efetivamente a comunicação de ir e vir, numa simetria entre chefias e subordinados (2003, p. 160).

            A comunicação interna não pode ser isolada e autônoma, mas precisa estar alinhada ao composto de comunicação integrada e com as demais atividades da organização. Alguns aspectos devem ser considerados para que a comunicação interna alcance seus objetivos, entre eles: as políticas, estratégias, qualidade, conteúdo e linguagem, pessoal responsável e uso das novas mídias com adequação das inovações tecnológicas.

REFERÊNCIA

KUNSCH, Margarida M. Krohling. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Summus, 2003.